DATENSCHUTZORDNUNG

PRÄAMBEL

 

Der TC Heilsberg e. V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewähr- leisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1          ALLGEMEINES

 

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Spielbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten teilweise im Internet auf der eigenen Homepage veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt, sofern dies der vereinszweck erfordert (Mannschaftsmeldungen, Verbandstätigkeit, Turniermeldungen, etc.). In all diesen Fällen ist die EU-DatenschutzGrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

 

§ 2               VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN DER MITGLIEDER

 

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert, diese sind insbesondere.

 

  • Mitglieder
  • Trainer, Übungsleiter
  • Betreuer / Eltern (im Fall minderjähriger Mitglieder)
  • Kursteilnehmer und deren Eltern (im Fall minderjähriger Mitglieder
  • Schul- und Kindergartenkinder bei AGs/Sportprojekten
  • Mitarbeiter
  • Kontakte (Verbände, Stadt, Hauptverein, Sponsoren, etc.)

 

  1. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Passnummern, Verbandsdaten.
  2. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Spielerpass) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

§ 3               DATENVERARBEITUNG IM RAHMEN DER ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

 

  1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und der Trainer bzw. Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, EMail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 4               ZUSTÄNDIGKEITEN FÜR DIE DATENVERARBEITUNG IM VEREIN

 

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort allgemeine Verwaltung zugeordnet (sofern eine solche Ressortzuständigkeit eingerichtet ist), soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

 

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen ist der 1. Vorsitzende zuständig.

 

§ 5               VERWENDUNG UND HERAUSGABE VON MITGLIEDERDATEN UND - LISTEN

 

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern oder dem EDV-Beauftragten insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einerMitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6            KOMMUNIKATION PER E-MAIL

 

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein vereinseigene E-Mail-Accounts ein, die im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen sind.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 7              VERPFLICHTUNG AUF DIE VERTRAULICHKEIT

 

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8            DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

 

Da im Verein nicht mehr wie 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benennen..

 

§ 9                EINRICHTUNG UND UNTERHALTUNG VON INTERNETAUFTRITTEN

 

  1. Der Verein unterhält ein Internetauftritt. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.
  2. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen, kann der Vor- stand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

 

 

§ 10             VERSTÖSSE GEGEN DATENSCHUTZRECHTLICHE VORGABEN UND DIESE ORDNUN

 

 

  1. Alle genannten Personen im Verein (Vorstand und EDV-Beauftragter) des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

 

§ 11         INKRAFTTRETEN

 

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 8.2.2022 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Bad Vilbel, der 8. Februar 2022